Bagan Usulan Karyawan (Employee Suggestion Scheme/ESS)

Pengertian bagan usulan karyawan adalah usulan atau saran dari karyawan yang ditujukan kepada pihak perusahaan untuk kemajuan perusahaan.

Bagan usulan karyawan bertujuan mendorong peran serta seluruh karyawan untuk membantu menyumbangkan pikiran dalam rangka meningkatkan produktivitas dan efisiensi di tempat kerja.

Bagan usulan adalah salah 1 kunci pokok dimana karyawan dapat berpartisipasi secara langsung dalam kegiatan pengembangan produksi perusahaan. Bagan usulan juga mendorong karyawan untuk mewujudkan kesadaran produktivitas ke dalam suatu tindakan di tempat kerja.

Ruang Lingkup Usulan
Usulan yang bisa diterima pihak perusahaan adalah:
- Usulan untuk memperbaiki peralatan produksi, fasilitas mesin dan alat
- Usulan yang memberikan kontribusi penghematan biaya bahan baku, proses produksi dan komponen
- Usulan yang memberikan kontribusi pembatasan limbah, pemanfaatan dan rekondisi bahan yang sudah tidak digunakan dan bahan-bahan limbah
- Usulan yang memberikan kontribusi pengembangan mutu
- Ide-ide baru, penemuan atau modifikasi
- Usulan mengenai peningkatan produktivitas, dll.

Usulan yang tidak bisa diterima adalah:
- Jika usulan tidak jelas dan tidak pasti: keluhan terhadap diri sendiri, kritikan terhadap orang lain, dll.
- Jika usulan yang sama pernah diajukan/dilaksanakan
- Jika pelaksanaannya memerlukan biaya yang tinggi
- Jika berpengaruh negatif terhadap mutu atau munculnya masalah dalam hal keselamatan kerja
- Jika usulan hanya merupakan kritik tanpa komentar yang konstruktif
- Jika ide-ide hanya menjelaskan permasalahan tanpa menawarkan solusi

Evaluasi dan Sistem Penilaian
Evaluasi dan sistem penilaian merupakan aspek menentukan dalam administrasi usulan. Ini memberikan sumbangan bagi keberhasilan atau kegagalan usulan. Untuk meyakinkan bahwa evaluasi ini jujur dan konsisten, kriteria harus bisa diukur. Di beberapa perusahaan, kunci utama adalah penghematan biaya.

Secara umum, kriteria meliputi:
- Penghematan biaya (waktu, buruh, dan material)
- Kemajuan mutu
- Kemajuan proses produksi dan metode
- Berupa analisis masalah
- Taat pada aturan keselamatan dan kebersihan
- Ide yang asli/murni dan kreatif

Beberapa manfaat dari penerapan bagan usulan karyawan adalah:
- Memberikan kesempatan yang luas bagi karyawan untuk berperan, dimana karyawan tidak perlu dibatasi bahwa usulan boleh mencakup wilayah di luar lingkup kerjanya.
- Melibatkan para karyawan untuk mewujudkan kesadaran produktivitas mereka ke dalam tindakan yang nyata di tempat kerja
- Mekanisme yang positif untuk melibatkan karyawan dalam pelaksanaan organisasi
- Dapat menarik partisipasi spontan dari karyawan
- Gagasan karyawan dapat dilaksanakan dalam jangka waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan QC sebelum proyek selesai
- Dapat dilaksanakan oleh 1 orang
- Dapat diperkenalkan dengan mudah secara terbuka dimana karyawan tidak perlu mengikuti latihan yang intensif

Aspek-aspek peningkatan meliputi:
1. Metode kerja
2. Kesehatan dan keselamatan
3. Lingkungan atau fasilitas umum
4. Struktur atau nilai pekerjaan
5. Produk dan material
6. Mesin, peralatan,perkakas dan instalasi perangkat tertentu

Faktor-faktor yang sangat berpengaruh dalam hal peningkatan produktivitas adalah:
1. Mutu Usulan
Dalam pelaksanaan bagan usulan, perusahaan harus mengakui keterbatasan maupun potensi yang terdapat dalam usulan demi peningkatan mutu bersama. Ada kalanya manajemen harus menghabiskan dana untuk melaksanakan beberapa gagasan tanpa hasil yang nyata, namun demikian hal tersebut akan meningkatkan keselamatan dan kesehatan di tempat kerja.

2. Perluasan Pelaksanaan Usulan
Usulan bisa terdiri dari hal-hal yang dapat dengan mudah dilaksanakan sebagaimana hal-hal yang kelihatannya mungkin untuk dilaksanakan. Itu sebabnya, untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal dari bagan usulan, perusahaan harus mendorong parea karyawan untuk menyampaikan usulan yang mungkin bisa dilaksanakan.

3. Tingkatan Partisipasi
Dengan tingkat partisipasi karyawan yang rendah, tidak mungkin bagi perusahaan untuk mencapai peningkatan yang signifikan, kecuali jika mutu usulan sangat tinggi. Oleh sebab itu maka perusahaan harus memberikan perhatian khusus untuk mendapatkan partisipasi dari para karyawan, kemudian memelihara kemampuan mereka untuk menghasilkan usulan yang lebih baik.

Pokok-pokok dalam Pembuatan Bagan Usulan
Beberapa pokok penting dalam pembuatan bagan usulan adalah:
1. Pembatasan Ruang Lingkup Usulan
Harus ada pedoman yang jelas mengenai apa yang terdapat di dalam usulan. Dua pendekatan dasar yang berkaitan dengan pedoman adalah:

a. Pendekatan Pengeluaran
Pedoman harus menetapkan pokok-pokok yang harus dikeluarkan dari bahan usulan, yaitu:
- berbagai keluhan
- keluhan yang berkenaan dengan lingkup dan kondisi personalia
- kritik terhadap karyawan lain
- pokok-pokok yang mengandung penawaran bersama

b. Pendekatan Pemasukan
Pedoman harus dan hanya menetapkan pokok-pokok yang bersifat usulan di bawah skema, seperti:
- Sumbang saran untuk mengurangi pengeluaran
- Penghematan biaya
- Peningkatan proses dan metode produksi
- Peningkatan peralatan dan fasilitas produksi
- Keselamatan
- Sanitasi
- Efisiensi yang lebih tinggi di bidang administrasi

2. Insentif dan Pengakuan yang Menarik Diberikan kepada Para Pemberi Usulan
Kegiatan promosi harus ditambah dengan penghargaan dan pengakuan yang layak bagi mereka yang berpartisipasi dalam bagan usulan. Hal tersebut sangat penting untuk dapat membangkitkan motivasi karyawan. Bentuk-bentuk umum penghargaan:
- Uang tunai
- Produk perusahaan
- Kupon berhadia
- Sertifikat,plakat, dll

3. Cara-cara Memotivasi Karyawan agar Berpartisipasi
Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memotivasi karyawan agar berpartisipasi adalah:

a. Manajemen puncak turut memberikan mendukung dan berpartisipasi dalam bagan usulan karyawan dengan cara yang nyata, seperti:
- Keterlibatan penuh dalam usaha promosi dan evaluasi usulan
- Pemberian hadiah kepada pemenang usulan
- Menganjurkan karyawan agar berpartisipasi melalui pertemuan bulanan dengan karyawan.

b. Mendapatkan pemimpin yang berdedikasi dan manajer tingkat menengah untuk mengadministrasi bagan usulan tersebut

c. Evaluasi singkat terhadap usulan

d. Usaha promosi yang berkesinambungan.