Konsep Gugus Kendali Mutu (GKM)

A. Definisi Gugus Kendali Mutu

GKM adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan untuk meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu.

Yang dimaksud dengan mutu usaha secara keseluruhan adalah:
1. Produk, biaya, waktu dan penyediaan.
2. Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja.
3. Metodologi kerja, baik bagi kepentingan konsumen maupun kepentingan pemerintah serta masyarakat pada umumnya.

Karena masalah mutu secara keseluruhan akan tercermin pada semua segi dari suatu usaha, maka tiap perbaikan usaha, betatapun kecilnya akan merupakan sumbangan yang bermakna bagi upaya peningkatan mutu secara keseluruhan. GKM adalah kelompok yang semangat dan tekadnya sangat besar, tetapi sederhana ambisinya. Mereka tidak memaksakan diri untuk memecahkan masalah-masalah yang besar, melainkan:
- Masalah yang mereka alami sendiri secara nyata,
- Masalah yang berada dalam jangkauan kemampuan dan wewenangnya.

B. Asas-asas Pokok dalam GKM

1. Asas Pembangunan Manusia
Sejarah GKMadalah sejarah yang bertolak dari upaya pemecahan masalah dengan penempatan peranan manusia yang lebih bermakna, khususnya para pekerja pelaksana dalam pemecahan masalah pekerjaan. Titik tolak falsafah pembangunan manusia (people building philosophy) yang tanpa batas ini hendaknya senantiasa dipertahankan agar dalam menghadapi berbagai masalah produktivitas, asas ini tidak ditinggalkan sehingga GKM akan tetap menjadi seperti apa yang dicita-citakan.

2. Asas Dinamika Kelompok dan Kerjasama Kelompok (Group Dynamic and Teamwork)
Upaya dan karya GKM adalah upaya dan karya bersama (kelompok), artinya kemajuan dan keberhasilan GKM adalah bertumpu pada sumber daya kekuatan-kekuatan kelompok yang saling menunjang (human synergetic) dan saling mengindahkan (win-win style), sehingga semua pihak yang berkepentingan terhadap keberhasilan GKM hendaknya senantiasa ikut serta dalam mengarahkan dan memelihara kelompok atau gugus ini, sehingga ini akan tetap bertahan menjadi kelompok dan bukan sejumlah orang yang dikumpulkan semata-mata.

C. Asas-asas Umum GKM

1. Asas Informalitas
Organisasi GKM adalah organisasi informal atau tidak resmi, artinya tidak terikat pada struktur organisasi formal yang ada, yang mungkin saja akan membatasi sekali gerakan GKM. Namun demikian, pimpinan perusahaan sangat berkepentingan dan harus mendukung sepenuhnya atas terbentuknya GKM sekalipun pimpinan perusahaan tidak ikut campur dalam menetapkan sasaran, kegiatan dan mekanisme kerja gugus ini.

2. Asas Kesukarelaan
Keikutsertaan seorang karyawan dalam GKM adalah diundang, yang hendaknya berdasarkan kesukarelaan semata-mata, sehingga pada dasarnya karyawan bisa saja tidak ikut serta dalam GKM sampai ia merasa dirugikan atau merasa membutuhkan sendiri.

3. Asas Keterlibatan Total
Dengan kemampuan apapun, tanpa kecuali, tiap karyawan yang menjadi anggota GKM hendaknya dilibatkan atau melibatkan diri dalam kebersamaan dan segala upaya memecahkan permasalahan yang ditetapkan secara bersama-sama oleh gugus.

4. Asas Memadukan
GKM dalam kegiatannya memadukan pengelolaan sumber daya kelompok manusia dan sumber daya non manusia secara seimbang dengan senantiasa memperhatikan proses kelompoknya (synergetic decision making), mengingat manusia adalah sekaligus sebagai sumber daya dan sebagai pengelola sumber daya tersebut yang sangat berbeda hakekatnya dengan sumber daya yang lain.

5. Asas Belajar Bersama secara Berkesinambungan
GKM adalah kelompok yang memecahkan masalah secara terus-menerus dan sambil belajar bersama serta berkembang bersama baik di dalam maupun di luar pertemuan gugus. Pertemuan gugus yang 1 ke pertemuan lain adalah kegiatan yang berkesinambungan, sehingga tidak akan terjadi masalah tanpa penyelesaian. Bagi GKM, berkesinambungan adalah jauh lebih penting daripada jumlahmasalah yang dirampungkan, sebab kesinambungan lebih menjamin mutu pekerjaan dan kepuasan kerja gugus.

6. Asas Kegunaan
Dalam upaya pemecahan masalah, GKM menganut asas kegunaan praktis, artinya keberhasilan upaya pemecahan masalah akan diukur terutama dari segi praktisnya.

7. Asas Keterbukaan
Kepentingan GKM adalah kepentingan semua pihak dan kemajuan maksimal yang hanya akan dicapai jika ada keterbukaan untuk saling belajar dari semua pihak, lebih-lebih antar gugus, sehingga asas keterbukaan ini perlu senantiasa dipelihara dan dipertahankan oleh pihak manapun.

8. Asas Loyalitas pada Organisasi
Kesetiaan atau loyalitas karyawan anggota gugus yang dituntut adalah kesetiaan pada organisasi perusahaan, bukan pada pribadi, baik atasan, pucuk pimpinan maupun pemiliknya. Ketergantungan pada pribadi seseorang akan sangat mengganggu kemantapan (stabilitas) kegiatan anggota.

D. Tujuan Umum GKM

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan upaya pemecahannya.
2. Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif.
3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah.
4. Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan.
5. Menanamkan kesadaran tentang pencegahan masalah.
6. Mengurangi berbagai kesalahan dan meningkatkan mutu kerja.
7. Meningkatkan motivasi karyawan.
8. Meningkatkan komunikasi dalam kelompok.
9. Menciptakan hubungan atasan-bawahan yang lebih serasi.
10. Meningkankan kesadaran tentang keselamatan kerja.
11. Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya.

E. Hubungan GKM dengan Pengendalian Mutu Terpadu (Total Quality Control)

Pengendalian Mutu Terpadu (Total Quality Control) adalah suatu sistem yang memadukan pengembangan, pemeliharaan, perbaikan mutu usaha untuk mencapai produksi pada tingkat yang paling ekonomis dan dapat memenuhi kepuasan pelanggan (konsumen).

Dalam penerapannya, Total Quality Control (TQC) membutuhkan partisipasi dari semua orang (karyawan) dan melibatkan semua fungsi departemen yang ada di dalam suatu perusahaan atau disebut dengan Company Wide Quality Control (pengendalian mutu perusahaan secara menyeluruh).

Dalam pelaksanaannya juga, program TQC dilandasi oleh beberapa hal, yaitu:
- People Building
Manusia sebagai subjek yang dinamis sehingga sangat penting adanya usaha untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia yang ada.

- Team Building
Adanya pembentukan kelompok-kelompok kecil yang dinamis, yang berupaya untuk menyelesaikan masalah operasional di lokasi kerjanya masing-masing.

- Market in
Semua usaha atau langkah tindakan perlu mencerminkan kepuasan bagi pihak yang menggunakan hasil kerja kita, atau disebut dengan istilah populer yaitu the next process in our customer.

- Problem is Opportunity for Progress
Semua masalah yang timbul jangan dihindari, justru masalah dijadikan sebagai suatu kesempatan untuk melakukan perbaikan (improvement).

GKM bisa dijadikan sebagai salah 1 alat untuk menunjang penerapan TQC, karena pada dasarnya GKM juga berangkat dari suatu kelompok karyawan yang memiliki semangat yang besar untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi di lokasi kerjanya, sehingga bisa tercapai suatu perbaikan (improvement).

Namun yang perlu diperhatikan adalah penerapan TQC tidak bisa dicapai hanya dengan semata-mata membentuk GKM di dalam suatu perusahaan. Merupakan anggapan yang keliru bahwa perusahaan yang sudah melaksanakan GKM berarti sudah menerapkan TQC, karena GKM lebih diarahkan untuk kelompok karyawan guna penyelesaian masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari, sedangkan TQC adalah suatu program yang menyeluruh yang lebih luas cakupannya, sehingga perlu ditunjang juga dengan usaha atau tindakan lain selain membentuk dan mengaktifkan GKM.