Percakapan ISO

Selamat pagi rekan-rekan milis

Dari sekian banyak message yang ada di milis ini, topik yang sering
ditanyakan oleh anggota milis adalah seputar dokumentasi ISO
9001:2000. Untuk itu, saya mengajak teman-teman untuk membahas topik
dokumentasi ISO 9001:2000, suatu topik pembahasan yang cukup penting
dan menarik.

Setuju?

Saya menunggu tanggapan dari rekan-rekan milis.

Terima kasih,
Zul Nasution
Sintegral
Tel(021) 726 41 26
Fx (021) 726 41 27

Abdullah SR

Selamat pagi pak Zul dan rekan-rekan semua,

Saya sangat setuju dan ini saya coba lemparkan topik berkaitan dengan
dokumentasi yaitu tentang Quality Manual (dok level 1).
Ditempat saya kerja yang baru ( karena rotasi di group), mempunyai QM yang
sangat ringkas, berisi profile perusahaan, Quality policy, struktur
organisasi, job desc dan process sequence.
Menurut QMR, hal itu cukup sesuai permintaan auditor, tapi menurut saya
tidak cukup karena sama sekali tidak menyinggung klausul requirement ISO
9k:2k, bagaimana policy perusahaan dalam upaya memenuhi requirement tsb.
Pertanyaan saya :
1. Point apa sajakah yang harus tercantum didalam Quality Manual? .
2. Kepada siapa sajakah distribusi Quality Manual ?

Wassalam,
Abdullah SR.

From: Nik

Pembahasan dokumentasi? Setuju sekali .. saya mungkin banyak pertanyaan.

Tentang QM : kami menjiplak klausul2 ISO tapi isinya tentang pelaksanaan klausul
tersebut di company. Distribusinya ke manager bagian dan kalau ada yang minta
(misalnya customer).

Tetapi QM yang model seperti ini juga klise dan susah dimengerti. Saya sedang
membaca buku terbitannya PPM tentang menulis manual manajemen mutu, bagus juga
tapi banyak pertanyaan juga ..

Aniek



ya, sebenarnya saya juga punya banyak pertanyaan seputar QM
Kami punya QM yang merupakan "catatan" dari pelaksanaan klausul dan
prosedur yang ada. Salah satu isinya adalah mengenai Sasaran
Mutu.Perusahaan yang merupakan target dari keseluruhan proses
operasional di perusahaan.

Idealnya seperti apa sih sebenarnya QM itu? Mohon sharing nya.

Halo pak Abdullah, Ibu Anita dan pak Nik, apa kabar?

Saya setuju dengan pendapat QMR dan auditor yang pak Abdullah
sampaikan tentang isi dari sebuah quality manual, yang antara lain
berisikan:

1.(Profil perusahaan)
2.(Quality policy)
3.(Struktur organisasi)
4.(job desc)
5. process sequence
6.(sasaran mutu, disampaikan oleh ibu Anita)
7.(elemen-elemen atau persyaratan ISO 9001:2000,disebutkan pak Nik)

Sesungguhnya dokumen yang dikurung tidak diminta oleh standar ISO
9001:2000 harus ada dalam sebuah quality manual. Lantas, apa-apa saja
yang harus tercakup dalam sebuah buku petunjuk perusahaan ini?

Supaya lebih jelas, mari kita lihat standar ISO 9001:2000 klausul
4.2.2

Salam
Zul Nasution


Pak Zul, justru QM saya mencakup itu semua.. apakah point-point dalam
tanda kurung tersebut harus dihapus/dihilangkan?.. jadi hanya mencakup
yang ada dalam klausul saja?..

Demikianlah,

Anita


ikut urun rembug pak mod..

saya setuju bahwa ada beberapa hal yang tidak masuk requirement tetapi
biasanya ini merupakan nilai tambah. asumsi saya requirement adalah
hal-hal yang mendasar yang harus di penuhi diluar hal itu disesuaikan
dengan bentuk dan ukuran organisasi / perusahaan

dan biasanya saya membuat pedoman mutu / quality manual dengan
mengikuti klausul2 di ISO 9001:2000 termasuk klausul 1-3 yang mencakup
definisi, profil perusahaan dan ruang lingkup sertifikasi (cmiiw yah
soalnya agak2 lupa :P)
dan sering juga saya masukan hal-hal yang udah menjadi kesimpulan
saudara tua saya pak zul moderator (hehehe maaf pak abis namanya sama
n saya masih muda so saya panggil bpk sbg sodara tua :P)
sehingga bu anita tidak perlu menghilangkan hal-hal yang ditanda
kurungi oleh pak zul

mohon maaf klo ada yg salah

Salam semua,

Saya masih dalam tahap membuat QM, saya awalnya memang mengambil semua klausul
yang ada di ISO 9001:2000, tetapi kemudian saya konsul ke teman yang lebih
paham, katanya: tidak perlu semuanya, sepanjang tersirat masih sah-sah saja.
Kemudian saya diberi ISO/TR 10013 tentang Guidelines for Quality Management
Sistem Documentation.

Selain itu, ada 6 prosedur wajib yang menyertai QM yang harus dipenuhi, yaitu:
1. Prosedur kontrol ketidaksesuaian
2. Prosedur tindakan perbaikan
3. Prosedur tindakan pencegahan
4. Prosedur pengendalian dokumen
5. Prosedur pengendalian rekaman
6. Prosedur audit internal.

Jadi kesimpulan saya, QM boleh ringkas, tetapi harus disertai oleh 6 dokumen
tersebut di atas, atau bahkan lebih (jika ditambahkan dengan Prosedur penulisan
prosedur).

Mohon koreksi dan tanggapan dari teman-teman semua, karena saya masih pemula.

Salam
Anto



Salam mutu,
Sesuai dengan namanya yaitu "Manual". maka pertimbangan terpenting untuk
menyusunnya adalah " hal - hal apa saja yang penting buat Perusahaan, yang
harus diketahui / dipahami oleh Customer, manager dan employee.
Dengan membaca "Manual" tersebut diharapkan Customer dengan cepat dan
efektif bisa mengetahui dan memahami Perusahaan secara utuh, khususnya
secara garis besar bagaimana Perusahaan mengelola bisnisnya menggunakan QMS.
Bagi manager dan employee, dengan membaca "Manual" tersebut mereka secara
jelas akan mengetahui dan memahami prinsip - prinsip dasar bagaimana bisnis
Perusahaan dijalankan melalui QMS.
Setelah hal - hal tersebut diakomodasi dengan baik, maka barulah kita tengok
standart ISO 9001:2000 dan kita review apakah hal - hal yang "wajib"
sifatnya, seperti 6 (enam) elemen yang harus dituangkan sebagai prosedur
tertulis, serta hal lain yang kita anggap penting untuk dituangkan di
didalam QMS sudah termuat di dalam QMS Perusahaan.
Jadi masalahnya bukan menjiplak standart atau tidak, tetapi hal yang lebih
penting adalah bagaimana menyusun sebuah "manual" yang sesuai dengan
karakter "Customer" dan budaya internal Perusahaan ybs.
Boleh jadi dengan menjiplak standart ISO 9001, "Manual" yang disusun bisa
efektif dilaksanakan, namun sebaliknya tidak menutup kemungkinan dengan
menjiplak standart ISO 9001, "Manual" tersebut nalahan kehilangan spiritnya
di internal Perusahaan khususnya para employee ( dengan pertanyaan " kalau
begitu apa dong bedanya standart ISO 9001 dengan Manual Perusahaan?).
Bahkan namanya sebaiknya bukan "Quality Manual", tetapi "Corporate Manual"
agar bisa menjadi "umbrella" semua sistem manajemen yang diaplikasikan di
Perusahaan.
Bagaimana pendapat yang lain?

Salam,
Dodik Priyambada


Dear ibu Anita

Quality Manual yang ibu Anita miliki melebihi ketentuan yang diminta
standar IS0 9001:2000, jadi yang sudah ada jangan dihapus!

Apa yang minimal harus ada (ditulis dengan nomor/abjad)lihat
rangkuman dibawah, yang merupakan penjelasan dari rekan-rekan tentang
isi quality manual menurut ISO 9001:2000. Selanjutnya saya menunggu
tanggapan dari pak Abdullah atas pertanyaan yang dikemukakan seputar
topik ini.

Terima kasih
Zul Nasution
---------------------------------------------------------------
Quality Manual sekurang-kurangnya harus berisi:

(1)Uraian yang menjelaskan interaksi antarproses
(2)Prosedur terdokumentasi untuk enam proses berikut ini:
a)Prosedur kontrol ketidaksesuaian
b)Prosedur tindakan perbaikan
c)Prosedur tindakan pencegahan
d)Prosedur pengendalian dokumen
e)Prosedur pengendalian rekaman
f)Prosedur audit internal.

(3)Pernyataan serta alasannya jika ada persyaratan di klausul 7 tidak
diaplikasikan

(Profil perusahaan)
(Quality policy)
(Struktur organisasi)
(job desc)
(sasaran mutu)
(Matriks elemen ISO 9001:2000 )
(...)
-----------------------------------------------------------------


Pak Zul dan rekan-rekan semua,
Saya lempar "bola" tentang Quality Manual, rupanya "bola" sudah dimainkan
dan kembali ke saya.
Saya setuju dengan pendapat pak Dodik bahwa Quality Manual merupakan
gambaran bagaimana perusahaan mengelola bisnisnya untuk kepentingan
Customer maupun karyawannya.
Ditempat saya, Quality Manual diganti namanya menjadi "System Manual"
karena kami mencoba mengintegrasikan QMS dengan EHSMS (EMS dan OHSMS),
boleh juga usulan menjadi "Corporate Manual" cuma istilah corporate telah
menjadi milik holding (induk perusahaan ), jadi untuk masing-masing anak
perusahaan menjadi kurang tepat.
Pada awalnya kami menggunakan klausul ISO 9000 sebagai pedoman penyusunan
manual, tetapi menjadi sulit setelah diintegrasikan dengan req. EHSMS ( ISO
14000 & OHSAS 18000).
Mungkin lebih cocok kalau kita gunakan prinsip PDCA dikaitkan dengan policy
perusahaan dalam memenuhi requirement ISOnya.

Struktur isi System Manual kira-kira menjadi :
1. Profile Perusahaan
2. Policy Perusahaan (gabungan QEHS),
3. Scope bisnis, scope manual tersebut akan diterapkan.
4. Flow business process
5. Struktur organisasi
6. Scope of job masing-masing fungsi (bukan job desc karena job desc
bersifat perseorangan)
7. Pernyataan dan alasan terhadap requirement yang tidak diaplikasikan
(klausul 7)
8. Policy dan janji perusahaan dalam memenuhi requirement sesuai prinsip
PDCA secara ringkas,
Plan : Management responsibility & Resources Management
Do : Process Realization
Check : Measurement, Audit & Monitoring + Management Review
Action : Continual Improvement
8. Resume pemenuhan prosedur wajib ( bisa digabung seperti saran pak Johny
Yulfan : 6 syarat tidak harus menjadi 6 prosedur), sebutkan saja nomor
prosedurnya, jadi kalau prosedurnya berubah tidak perlu merubah manualnya.
9. Resume prosedur terkait (daftar nomor prosedur sebagai lampiran )
10. Status revisi (sebagai lampiran)
11. Daftar distribusi (sebagai lampiran )

Daftar diatas tentunya tidak mutlak, boleh ditambah atau dikurangi, jangan
bergantung pada auditor, manual tsb adalah milik perusahaan kita sebagai
pedoman dalam menjalankan bisnis.
Matrix elemen ISO dipakai sekedar untuk mengecheck dimana req. tsb
diaplikasikan, tidak perlu masuk manual.

Demikian tanggapan saya,...pendapat rekan -yang lain ..ditunggu !!

Wassalam,
Abdullah Santoso R