Pemecahan Masalah dalam GKM

Pemecahan masalah adalah media perantara untuk mencapai tujuan GKM, artinya melalui pemecahan masalah ini peranan gugus akan memberikan makna pengakuan serta penghargaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir GKM, yaitu peningkatan atau usaha dalam arti yang seluas-luasnya. Dengan demikian, pemecahan masalah adalah kegiatan sentral dan sekaligus vital yang patut mendapatkan perhatian besar dari semua pihak. Berbagai masalah yang digarap oleh gugus adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pada akhirnya akan mempengaruhi mutu usaha sebagaimana tercermin secara teknis manajemen, moral etika, serta teknis ilmiah bagi kepentingan semua pihak yaitu produsen, konsumen dan pemerintah serta masyarakat luas.

Metode pemecahan masalah dalam GKM secara umum dikenal dengan menggunakan tujuh (7) perangkat alat dan delapan (8) langkah pemecahan.

A. Tujuh (7) Perangkat Alat dalam GKM

1. Stratifikasi (Pengelompokan)
Stratifikasi adalah usaha untuk menguraikan dan mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok-kelompok atau golongan sejenis atau menjadi unsur tunggal dari persoalan, sehingga persoalan menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti serta untuk menghindari salah intrepretasi.

2. Lembar Periksa (Lembar Data)
Lembar periksa/data merupakan lembaran (sheet) yang digunakan untuk mencatat kegiatan atau kejadian (data) dengan format tertentu yang sudah disiapkan terlebih dahulu. Pengisi data tinggal memberikan tanda pada kolom yang sudah disediakan.

Fungsi dari lembar periksa ini selain memudahkan dalam pemeriksaan juga dalam pembuatan rekapitulasi dan analisis terhadap masalah yang muncul.

3. Diagram Pareto
Diagram pareto digunakan untuk menampilkan data dengan tujuan untuk mengetahui suatu penyebab yang memberikan pengaruh yang paling besar terhadap akibat. Dengan demikian bisa segera dilakukan langkah-langkah perbaikan berdasarkan skala prioritas, yaitu penyebab yang paling besar pengaruhnya terhadap akibat.

4. Diagram Ishikawa (tulang ikan)
Diagram ini digunakan untuk mengggambarkan hubungan antara sebab dan akibat dari suatu kegiatan. Dengan diagram Ishikawa kita dapat menjabarkan berbagai macam penyebab, mulai dari penyebab yang paling dekat dengan akibat (masalah), sampai penyebab yang tidak dekat dengan akibat (masalah). Diagram Ishikawa sering juga disebut sebagai diagram tulang ikan, karena melihat bentukdari anak panah yang menyerupai tulang ikan.

Untuk memudahkan dalam inventarisasi semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat (masalah) dengan menggunakan diagram Ishikawa harus mempertimbangkan faktor 4 M dan 1L, yaitu: Mesin, Material, Metode (cara), Man (orang) dan Lingkungan, yang diletakkan pada tulang ikan yang pertama.

Untuk menguraikan berbagai macam penyebab secara lebih dalam lagi, sebaiknya menggunakan sumbang saran (brain storming), karena semakin banyak informasi yang terkumpul, semakin baik hasilnya. Selain itu dengan metode bertanya “mengapa” yang berulang-ulang dapat mengefektifkan penguraian semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat, baik langsung maupun tidak langsung. Pertanyaan “mengapa” ini bisa dihentikan jika dirasakan pertanyaan “mengapa” tersebut sudah tidak diperlukan karena sudah terbayang suatu tindakan penanggulangan dari penyebab tersebut.

5. Peta Kendali (Control Chart)
Peta kendali adalah grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa digunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dinyatakan dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batas-batas kendali.

Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu.

Ada beberapa jenis peta kendali, namun yang sering digunakan untuk penyajian data adalah peta kendali X-R.

6. Histogram
Histogram merupakan diagram berupa batang (balok) yang menggambarkan penyebaran (distribusi) data yang ada. Dengan menggunakan histogram, data yang terkumpul dengan mudah diketahui sebaran/distribusinya.

7. Diagram Tebar
Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada korelasi (hubungan) antara 2 variabel. Diagram tebar dapat juga digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga berpengaruh atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang dihadapi.

B. Delapan (8) Langkah Pemecahan dalam GKM
Delapan langkah untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh GKM merupakan siklus PDCA, yaitu Plan (rencana), Do (melakukan), Check (memeriksa) dan Action (tindakan). Berikut ini penjabaran 8 langkah pemecahan masalah dalam GKM:

1. Menentukan Tema Masalah
Tema merupakan kejadian atau masalah yang perlu ditanggulangi oleh GKM, yang diambil dari masalah yang berkembang di lingkungan kerja GKM. Cara penentuan tema bisa dilakukan dengan 2 cara:

a. Mengambil salah 1 masalah (tema) yang menjadi prioritas dari beberapa masalah yang timbul di lokasi kerja gugus. Hal-hal yang mendasari prioritas ini misalnya masalah tersebut berpeluang besar pengaruhnya terhadap mutu usaha (biaya, mutu produk, keselamatan kerja, dll).
b. Mengambil 1 masalah (tema) yang ada di lokasi kerja gugus yang menjadi kesepakatan dari semua anggota gugus.

Hal –hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan tema (penilaian masalah):
- Menyangkut bidang kerja dan mengacu pada kebijakan manajemen (perusahaan).
- Mampu dipecahkan oleh gugus, terutama pada awal terbentuknya gugus, sebaiknya memilih tema yang relatif mudah.
- Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik (tidak terlalu luas), sehingga siapapun yang membaca tema tersebut bisa mengerti dengan jelas.

2. Menyajikan Fakta dan Data
Langkah kedua ini ditujukan untuk menyajikan semua fakta dan data yang diperlukan untuk mendukung beberapa hal:
- Menyajikan data sebagai dasar pemilihan tema (masalah).
- Menyajikan data yang menggambarkan masalah yang dihadapi/yang akan diselesaikan.

Alat-alat yang bisa digunakan pada langkah kedua adalah:
a. Diagram pareto, dipakai utuk memparetokan semua masalah yang ada di lokasi kerja sehingga bisa diketahui masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dulu.
b. Histogram, digunakan untuk menyajikan data-data sebagai gambaran awal dari suatu masalah yang akan diselesaikan.
c. Peta kendali,digunakan untuk menyajikan beberapa penyimpangan dari suatu masalah yang dihadapi dan yang akan diselesaikan.
d. Stratifikasi dan lembar periksa, yang keduanya bisa digunakan untuk memulai suatu penentuan tema (masalah).

3. Menentukan Penyebab
Menentukan penyebab dibagi menjadi 2 tahap, yaitu:
a. Menentukan semua penyebab yang mungkin berpengaruh terhadap masalah. Untuk menentukan semua penyebab ini bisa menggunakan alat diagram Ishikawa (tulang ikan) dengan tehnik sumbang saran yang melibatkan semua anggota gugus.
b. Memilih penyebab yang paling mungkin (dominan) di antara semua penyebab yang ada. Untuk memilih penyebab yang paling dominan, bisa dilakukan 2 cara sesuai dengan karakteristik penyebabnya:
- Jika pengaruh dari beberapa penyebab bisa dikuantitatifkan, maka dapat menggunakan diagram pareto sehingga akan dipilih penyebab yang pengaruhnya paling besar, atau bisa juga menggunakan diagram tebar sehingga akan diketahui beberapa penyebab yang benar-benar berpengaruh terhadap masalah.
- Jika pengaruh dari beberapa penyebab tidak bisa dikuantitatifkan atau bersifat kualitatif, pemilihan penyebab yang dominan bisa dilakukan melalui kesepakatan yang melibatkan sema anggota gugus.

4. Merencanakan Perbaikan
Langkah keempat bertujuan mencari pemecahan untukmenghilangkan semua penyebab (penyebab yang dominan) yang sudah ditentukan sebelumnya. Merencanakan langkah perbaikan dalam GKM dapat ditentukan dengan tehnik sumbang saran (penyampaian ide) dari semua anggota gugus dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah perbaikan yang paling efektif dan efisien.

Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan langkah perbaikan dapat menggunakan prinsip 1H-5W yaitu: How, What, Why, Where,Who dan When.

5. Melaksanakan Perbaikan
Langkah kelima adalah melaksanakan semua rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas dengan matang oleh semua anggota gugus.

Dalam melaksanakan perbaikan ini perlu dijelaskan juga tentang pentingnya kesungguhan dan partisipasi penuh dari semua anggota gugus sesuai tugas yang telah dibagi, dan diharapkan semua pelaksanaan dari rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

6. Memeriksa Hasil Perbaikan
Setelah semua rencana dilaksanakan dengan benar sesuai kesepakatan, makalangkah selanjutnya adalah memeriksa hasil perbaikan tersebut, untukmengukur apakah semua perbaikan yang telah dilaksanakan oleh gugus bisa menanggulangi penyebab yang mempengaruhi suatu masalah.

Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa dilakukan dengan membandingkan kondisi masalah sebelum perbaikan dan setelah perbaikan, atau dengan membandingkan data yang menggambarkan masalah sebelumperbaikan dan data yang menggambarkan masalah setelah perbaikan.

Penyajian data yang menggambarkan masalah setelah perbaikan hendaknya menggunakan alat yang sama dengan penyajian data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan diagram pareto, maka setelah perbaikan juga harus menggunakan diagram pareto. Alat-alat lain yang dapat digunakan pada langkah keenam ini adalah lembar periksa, histogram dan peta kendali.

7. Standarisasi
Setelah langkah perbaikan yang dilakukan diperiksa dan dapat mengatasi penyebab masalah yang dihadapi, langkah berikutnya perlu dibuat standarisasi yang bisa digunakan sebagai acuan kerja di lokasi kerja gugus dan ditujukan pula untuk mencegah masalah yang sama akan terulang lagi. Jika perlu standarisasi ini bisa disebarluaskan ke lokasi kerja lain yang sejenis dengan lokasi kerja gugus. Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standar untuk cara kerja (metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin dan lingkungan kerja.

8. Merencanakan Langkah Berikutnya
Pada dasarya perencanaan langkah berikutnya adalah menentukan masalah selanjutnya yang akan diselesaikan oleh gugus dan prinsipnya sama dengan penentuan tema masalah seperti pada langkah pertama, yaitu masalah yang dipilih untuk diselesaikan bisa melalui 2 cara, yaitu:
- Memilih masalah yang paling prioritas dari beberapa masalah yang ada di lokasi kerja, atau
- Memilih masalah melalui kesepakatan semua anggota gugus.